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Introduzione
Nel processo di fatturazione elettronica, può capitare che una fattura venga scartata dallo SDI (Sistema di Interscambio). Questo inconveniente può causare ritardi e problemi nella gestione fiscale di aziende e professionisti. In questo articolo, vedremo le cause più comuni del rifiuto di una fattura e come rimediare.
Cos’è lo SDI e come funziona?
Lo SDI è il sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che riceve e controlla le fatture elettroniche inviate da imprese e professionisti. Una volta inviata, la fattura viene sottoposta a controlli formali per verificarne la correttezza. Se la fattura supera i controlli, viene consegnata al destinatario. In caso contrario, viene scartata e il mittente riceve una notifica con il motivo del rifiuto.
Perché una fattura viene scartata dallo SDI?
Le cause principali di scarto delle fatture elettroniche dallo SDI includono errori nei dati riportati o nella formattazione del file XML. Ecco alcuni dei motivi più frequenti:
- errori formali nei dati del destinatario: il codice destinatario o l’indirizzo PEC potrebbero essere errati o non corrispondere a quelli registrati.
- mancanza o errata compilazione di campi obbligatori: alcuni campi come la partita IVA o il codice fiscale devono essere compilati correttamente.
- incongruenza nei totali: la somma degli importi, inclusi IVA e imponibile, deve coincidere esattamente con i valori riportati nella fattura.
- errori nel formato XML: il file XML della fattura deve seguire un formato specifico e corretto secondo le regole stabilite dall’Agenzia delle Entrate.
Come rimediare a una fattura scartata dallo SDI
Se una fattura viene scartata, è necessario intervenire rapidamente per correggere l’errore e reinviare il documento. Di seguito i passaggi da seguire:
- leggere la notifica di scarto: la prima cosa da fare è analizzare attentamente la notifica di scarto ricevuta tramite PEC o nel gestionale di fatturazione. Questa notifica contiene il codice errore e una descrizione che spiega la ragione dello scarto.
- correggere gli errori: in base al tipo di errore indicato nella notifica, dovrai modificare i dati errati. Ad esempio, se è stato segnalato un errore nei dati del destinatario, verifica e correggi il codice fiscale, la partita IVA o l’indirizzo PEC.
- reinviare la fattura: una volta apportate le correzioni necessarie, dovrai reinviare la fattura allo SDI. È importante ricordare che il reinvio deve avvenire entro 5 giorni dalla notifica di scarto per evitare di incorrere in sanzioni o ritardi nella contabilizzazione della fattura.
Cosa succede se non correggo la fattura in tempo?
Se non si procede con la correzione e il reinvio della fattura entro i termini previsti, potrebbero sorgere problemi nella gestione della contabilità aziendale. In particolare, la fattura non sarà considerata emessa e ciò potrebbe portare a sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Pertanto, è fondamentale monitorare costantemente l’esito delle fatture inviate e intervenire prontamente in caso di scarto.
Prevenire lo scarto delle fatture
Per evitare che una fattura venga scartata dallo SDI, è possibile adottare alcune buone pratiche:
- controllare i dati: prima di inviare una fattura, verifica che tutti i dati obbligatori siano corretti, in particolare il codice fiscale, la partita IVA e il codice destinatario.
- utilizzare un software affidabile: scegli un gestionale di fatturazione elettronica che segnali eventuali errori nei dati inseriti e che sia aggiornato con le ultime normative fiscali.
- monitorare gli esiti: controlla regolarmente l’esito delle fatture inviate per assicurarti che siano state correttamente accettate dallo SDI.
Conclusione
Lo scarto di una fattura dallo SDI può rappresentare un intoppo nella gestione aziendale, ma con le giuste conoscenze e strumenti è possibile risolvere rapidamente il problema. La chiave è agire prontamente correggendo gli errori segnalati e inviando nuovamente la fattura per evitare complicazioni future.
