Come sollecitare un pagamento: strategie efficaci

Gestire i pagamenti in sospeso è una sfida comune per molte associazioni sportive dilettantistiche. Un approccio efficace e rispettoso nel sollecitare un pagamento può fare la differenza nel mantenere buoni rapporti con i tesserati e garantire la salute finanziaria del club.

Quando è il momento giusto per sollecitare un pagamento?

È fondamentale monitorare attentamente le scadenze dei pagamenti. Se un tesserato non ha saldato la quota entro la data stabilita, è consigliabile inviare un primo sollecito entro una settimana dalla scadenza. Un promemoria tempestivo dimostra professionalità e attenzione, aiutando a prevenire ritardi prolungati. Un sollecito di pagamento efficace dovrebbe essere inviato al massimo entro 30 giorni dal termine per il pagamento indicato in fattura.

I diversi modi per sollecitare un pagamento

Esistono vari metodi per sollecitare un pagamento:

• Email di sollecito: un metodo rapido e documentabile. È essenziale che l’email sia chiara, professionale e includa tutte le informazioni pertinenti, come l’importo dovuto, la data di scadenza originale e le modalità di pagamento.

• Lettera formale: in situazioni più serie o quando l’email non ha sortito effetto, una lettera cartacea inviata tramite raccomandata può conferire maggiore ufficialità alla richiesta.

• Telefonata: un approccio diretto che permette di discutere eventuali problemi o dubbi del tesserato, facilitando una soluzione rapida.

Per le associazioni che utilizzano il gestionale Golee, il processo di sollecito è semplificato. Con Golee Pay, è possibile inviare notifiche di pagamento direttamente ai tesserati, offrendo loro la comodità di saldare le quote online attraverso un link dedicato. Questo sistema integrato non solo facilita la comunicazione, ma consente anche di monitorare in tempo reale lo stato dei pagamenti, riducendo il carico amministrativo.

Come scrivere un sollecito di pagamento efficace

Un sollecito ben strutturato dovrebbe contenere:

• Informazioni chiare sul debito: specificare l’importo dovuto, la data di scadenza originale e il servizio o la quota a cui si riferisce il pagamento.

• Istruzioni per il pagamento: fornire dettagli su come effettuare il pagamento, inclusi i metodi accettati e eventuali coordinate bancarie.

• Tono cortese ma deciso: mantenere un linguaggio professionale, mostrando comprensione ma anche fermezza nella richiesta.

Ad esempio:

Gentile [Nome del Tesserato],

ti ricordiamo che la quota associativa di €[Importo], con scadenza il [Data di Scadenza], risulta ancora non saldata. Ti invitiamo a procedere al pagamento entro [Nuova Scadenza].

Puoi effettuare il pagamento tramite [Metodi di Pagamento] o accedendo al tuo profilo su Golee Pay.

Grazie per la collaborazione.

Cordiali saluti,

[Nome dell’Associazione]

Utilizzando strumenti come Golee Pay, è possibile automatizzare l’invio di questi solleciti, personalizzandoli in base alle esigenze dell’associazione e dei tesserati. Questo non solo migliora l’efficienza nella gestione dei pagamenti, ma contribuisce anche a mantenere una comunicazione trasparente e professionale con tutti i membri.

Per ulteriori dettagli su come utilizzare Golee Pay per inviare solleciti di pagamento, consulta la guida.

Cosa fare se il pagamento non arriva?

Nonostante i solleciti, può capitare che il pagamento non venga effettuato. In questi casi, è importante avere un piano d’azione chiaro per evitare che il problema si prolunghi troppo.

1. Secondo sollecito: il promemoria più incisivo

Se il primo sollecito non ha ricevuto risposta, è il momento di inviare un secondo promemoria, più incisivo. Questo può includere:

• Un riferimento alla precedente comunicazione.
• Una nuova scadenza entro cui il pagamento deve essere effettuato.
• Un avviso sulle eventuali conseguenze del mancato saldo (ad esempio, la sospensione dell’attività sportiva o l’applicazione di sanzioni previste dal regolamento dell’associazione).

💡 Consiglio pratico: con Golee Pay, puoi programmare un promemoria automatico che avvisa i tesserati in caso di pagamento scaduto. Questo riduce il rischio di dimenticanze e migliora la puntualità degli incassi.

2. Ultimo avviso: la diffida di pagamento

Se il tesserato continua a ignorare i solleciti, si passa alla diffida di pagamento, un documento formale che rappresenta l’ultimo tentativo di recupero prima di azioni legali.

La diffida di pagamento deve essere inviata con raccomandata A/R o PEC e deve contenere:

• I dettagli del debito (importo, scadenza, servizio erogato).
• Un termine ultimo per il saldo.
• L’avviso che, in caso di mancato pagamento, si procederà con azioni legali.

Puoi trovare un modello pronto per l’uso nel facsimile ufficiale.

3. Il recupero crediti e le azioni legali

Se nemmeno la diffida ottiene risposta, bisogna valutare il passaggio successivo:

• Recupero crediti stragiudiziale: ci si può affidare a un’agenzia di recupero crediti che tenta di ottenere il pagamento in via bonaria.
• Ricorso per decreto ingiuntivo: si può agire per vie legali presentando un’istanza al tribunale. Questa procedura è rapida ed efficace, ma comporta costi.

Attenzione

Per le associazioni sportive, è sempre meglio cercare una soluzione amichevole prima di intraprendere azioni legali, per evitare di danneggiare il rapporto con il tesserato e la sua famiglia.

Automatizzare il recupero crediti con Golee

Monitorare i pagamenti manualmente può essere stressante. Ecco perché molte associazioni utilizzano il nostro gestionale per automatizzare solleciti e promemoria, evitando che la situazione sfugga di mano. Puoi scoprire di più su come gestire i pagamenti con Golee.