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In questo breve articolo sono raccolti i 3 errori più frequenti nella segreteria di una ASD e le rispettive soluzioni, individuate dopo anni di ascolto e di raccolta di feedback dai segretari.
Ogni soluzione può migliorare notevolmente la gestione della Società Sportiva in poco tempo.
1) Le scadenze dimenticate
È stato calcolato che ogni weekend almeno 10 squadre giovanili su 300 scendono in campo con un atleta senza visita medica.
Oltre che essere un grande rischio per il tesserato, è anche un pericolo per la segreteria della ASD, in quanto quest’ultima può incorrere in gravi sanzioni.
Ciò succede principalmente perché le società sportive, con tanto lavoro a proprio carico fanno fatica a tenere sotto controllo anche le scadenze di visite mediche e pagamenti. Questo perché svolgono la maggior parte del lavoro ancora manualmente, e con poco tempo a disposizione.
SOLUZIONE
Una semplice e comoda soluzione a questo problema potenzialmente molto grave è Golee, un gestionale per ASD che affianca la segreteria. Consente di inserire tutte le informazioni in un unico posto, di mantenerle al sicuro e di poterle consultare in ogni momento.
Con questo strumento, è possibile personalizzare le scadenze di ogni tesserato e decidere di avvisare automaticamente segreteria e genitori, sia il giorno della scadenza che 30 giorni prima.
Questo diminuisce di gran lunga il rischio di dimenticare una scadenza e garantisce più sicurezza a società e famiglie.
2) L’accumulo di insoluti
Ogni anno, in media, il 10% delle quote associative viene pagato in ritardo o non viene riconosciuto per intero.
Gli insoluti sono da sempre un aspetto critico che spesso sembra impossibile risolvere.
I genitori a volte non si ricordano le scadenze e altre volte portano via il figlio dopo pochi mesi di attività, senza pagare il periodo di cui hanno usufruito.
In molti casi ci si rassegna e si inizia a considerare come normale una situazione di questo tipo.
SOLUZIONE
Golee Pay è uno strumento complementare al gestionale Golee con cui le società possono predisporre e ricevere i pagamenti direttamente online, con possibilità di avvisare automaticamente i tesserati delle scadenze.
Gli atleti o le famiglie ricevono un invito di pagamento alla scadenza e possono effettuare il versamento scegliendo il metodo per loro più comodo, senza passare in segreteria.
In questo modo sarà molto più facile ricevere i pagamenti al completo ed evitare dimenticanze o spiacevoli scuse.
3) La privacy dei tesserati
Sui gruppi WhatsApp delle società sportive, allenatori, collaboratori o segretari inviano circa 120 messaggi alla settimana contenenti dati sensibili dei tesserati.
In un mondo nel quale sembra sempre più complicato mantenere il controllo sulle proprie informazioni private, farlo con quelle delle altre persone può risultare ancora più difficile (e rischioso).
A volte si sorvola questo aspetto, ma è fondamentale garantire sicurezza ad atleti, famiglie e società sportive, anche perché le sanzioni in questo settore possono essere molto severe.
SOLUZIONE
Affidarsi ad uno strumento conforme al GDPR diventa importantissimo. Golee viene sempre aggiornato alle ultime normative privacy, permettendoti di non avere alcun tipo di preoccupazione.
Per garantire ancor più sicurezza, l’utente può scegliere delle credenziali personali e certificate con le quali accedere ogni volta.
Questo sistema permette anche di accedere al gestionale da qualsiasi computer, non per forza in sede o da un pc fisso.
Tutto ciò ha l’obiettivo di tutelare atleti e tesserati, eliminando pericoli che al giorno d’oggi sono dietro l’angolo.
