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Come gestire il Libro Soci di una ASD: guida completa

Hai una società sportiva o un’associazione dilettantistica e desideri gestire il libro soci in modo efficiente? La gestione accurata del libro soci è fondamentale per tenere traccia dei membri e garantire il rispetto delle norme statutarie. In questo articolo, esploreremo passo dopo passo come gestire il libro soci di una ASD.

La Procedura di Ammissione

Per entrare a far parte di un’Associazione Sportiva Dilettantistica, gli interessati devono seguire una procedura specifica indicata nello Statuto dell’Associazione. Di solito, questa procedura comporta la presentazione di una richiesta scritta in cui il proponente conferma di aver letto lo Statuto e, se del caso, i Regolamenti interni dell’Associazione.

Nella richiesta, predisposta dall’ASD, è possibile specificare requisiti aggiuntivi come la consegna di un certificato medico prima dell’inizio dell’attività sportiva e l’importo dell’annuale quota associativa, deliberata dall’organo competente, di solito il Consiglio Direttivo.

La richiesta deve anche includere un’informativa sulla gestione dei dati personali conforme alla normativa sulla Privacy, compresi i dettagli del Responsabile designato per le questioni relative alla privacy.

Una volta compilata e firmata la richiesta e dopo aver versato la quota associativa, il Consiglio Direttivo deve approvarla con una delibera formale. Solo in seguito a questa approvazione il richiedente può essere iscritto nel Libro Soci.

Diritti e Doveri degli Iscritti

Tutti i membri iscritti al Libro Soci devono rispettare gli obblighi stabiliti nello Statuto e nei Regolamenti interni, se presenti. Ciò può includere norme di comportamento e il pagamento della quota associativa annuale. Tuttavia, i membri hanno anche il diritto di partecipare alla vita associativa, utilizzare le attrezzature e gli spazi comuni, nonché partecipare alle elezioni e ricoprire cariche sociali, se lo desiderano.

Conservazione della Modulistica

Tutti i documenti relativi alla procedura di ammissione, compresi la richiesta, l’informativa sulla privacy e altre informazioni pertinenti, devono essere conservati in modo ordinato e cronologico da una persona designata agli adempimenti amministrativi dell’ASD, spesso il “segretario.” Si consiglia inoltre di allegare questi documenti al verbale del Consiglio Direttivo che ha deliberato l’ammissione del socio.

Il Libro Soci

Il Libro Soci può essere sia in formato elettronico, ad esempio un foglio Excel, che cartaceo. Questo registro deve contenere le seguenti informazioni per ciascun iscritto:

  • Numero progressivo di iscrizione, iniziando dai soci “fondatori.”
  • Data di iscrizione (la data della delibera del Consiglio Direttivo).
  • Dati anagrafici.
  • Recapiti telefonici e indirizzi email (consigliato per una comunicazione più efficiente).
  • Uno spazio per annotazioni, utile per registrare cariche sociali o provvedimenti adottati dal Consiglio Direttivo, come esclusioni o recesso volontario.

Il Libro Soci rappresenta un registro unico che traccia l’identità di tutti i soci che hanno fatto parte dell’ASD dalla sua costituzione, anche se successivamente hanno perso tale qualifica per esclusione o recesso. Non va confuso con l’elenco dei soci che si iscrivono annualmente, poiché il Libro Soci non deve essere ricreato ex novo ogni anno.

Unico caso in cui un socio riceverà un nuovo numero progressivo è se, in seguito a una precedente esclusione o recesso, decide di rientrare nell’ASD. In tal caso, verrà assegnato un nuovo numero progressivo nel Libro Soci.

La funzionalità di Golee

Come per ogni attività principale di una società o associazione sportiva dilettantistica, Golee ha una funzionalità ad hoc per semplificare il lavoro. In questo caso all’interno del gestionale è possibile trovare la sezione Libro Soci, con cui è possibile gestire tutti gli associati con le informazioni necessarie, con la possibilità in caso di necessità di esportare il documento in PDF.

Conclusioni

Gestire il Libro Soci di una ASD richiede attenzione ai dettagli e una rigorosa conformità alle norme statutarie. Con una corretta gestione di questa attività, l’ASD sarà in grado di mantenere una traccia accurata dei propri membri e garantire il rispetto delle norme e dei diritti associativi. Se seguite attentamente questa guida, la gestione del libro soci diventerà un processo più efficiente e organizzato per la vostra associazione sportiva dilettantistica.

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