Come scegliere il software di contabilità della tua associazione per il terzo settore?

Introduzione

Te lo dico subito: gestire la contabilità di un’associazione del terzo settore può essere davvero faticoso. Fatture, ricevute, bilanci… ti suona familiare? Se la sola idea ti stressa, sappi che non sei il solo. La buona notizia è che con il giusto software puoi trasformare tutto questo in un processo semplice e, oserei dire, quasi piacevole. In questa guida ti parlo di come fare e di cosa tenere a mente per scegliere la soluzione più adatta.

Perché un software gestionale è essenziale per le associazioni del terzo settore?

Immagina di dover seguire ogni spesa, ogni entrata e ogni scadenza con carta e penna. Non ti sembra un po’ antiquato? Per un’associazione del terzo settore, rimanere al passo con le normative e gestire le finanze in modo trasparente è cruciale. E no, non basta solo la buona volontà.

Un applicazione gestionale ti permette di:

• Automatizzare i processi noiosi, come registrare entrate e uscite;
• Rispettare le normative senza passare ore a decifrare leggi complicate;
• Generare bilanci che fanno un figurone durante le riunioni con i soci;
• Tenere traccia delle quote associative senza dover cercare ricevute disperse.

Insomma, ti libera tempo e, cosa non da poco, ti evita molti grattacapi. Alla fine, puoi concentrarti su ciò che davvero conta: la missione della tua associazione.

Come si tiene la contabilità di un’associazione?

La contabilità di un’associazione non è solo una questione di numeri: è organizzazione, trasparenza e adempimento agli obblighi di legge. Ma come si fa, concretamente?

Per prima cosa, è fondamentale stabilire un sistema chiaro e replicabile. Ecco i passi principali:

1. Registro della prima nota: questo è il cuore pulsante della tua contabilità. Ogni movimento finanziario – dai pagamenti alle entrate – deve essere registrato in ordine cronologico. È importante indicare con precisione data, importo, causale e controparte. Con strumenti digitali come quello offerto da Golee, puoi automatizzare questo processo, evitando errori manuali e risparmiando tempo.
2. Gestione delle entrate e delle uscite: per ogni associazione, sapere dove vanno i soldi è cruciale. Ad esempio, hai mai pensato di categorizzare ogni spesa? Questo ti aiuta a individuare subito le aree di maggiore impatto economico. Con un applicazione come questo, puoi generare report dettagliati in pochi clic.
3. Conservazione delle ricevute: ogni transazione deve essere supportata da documenti validi, come fatture, scontrini o ricevute. Conservare tutto in formato digitale non solo riduce l’ingombro, ma rende anche più semplice recuperare i documenti in caso di controllo.
4. Redazione del bilancio: una volta registrati tutti i movimenti, arriva il momento di tirare le somme. Il bilancio annuale è il biglietto da visita della tua associazione. Serve per mostrare trasparenza ai soci e per rispettare gli obblighi normativi. Con un buon applicazione, puoi preparare il bilancio seguendo schemi preimpostati, senza perdere ore dietro a tabelle complesse. Dai un’occhiata a questa soluzione.
5. Controllo periodico: non aspettare la fine dell’anno per controllare la situazione finanziaria. Pianifica verifiche trimestrali o mensili per assicurarti che tutto sia in ordine. Questo ti permette di individuare e correggere eventuali problemi sul nascere.

Ricorda che la contabilità non è solo un obbligo burocratico: è uno strumento che può aiutarti a gestire meglio le risorse della tua associazione e a raggiungere i tuoi obiettivi con maggiore efficacia. Mantenere la propria contabilità precisa, fluida e facile da monitorare ti permette di tenere sotto controllo le spese e di evitare perdite o dimenticanze (come ad esempio insoluti da parte di tesserati o soci).

Quali caratteristiche cercare in un software di contabilità per il terzo settore?

Cosa rende un’applicazione adatta al terzo settore? Non tutti i gestionali sono uguali, e scegliere quello giusto può fare la differenza.

1. Facilità d’uso: la semplicità è fondamentale. Un programma che richiede troppo tempo per essere compreso rischia di non essere usato. L’interfaccia deve essere intuitiva e pensata per chi non è un esperto di tecnologia. Un buon esempio? Pensa a un’applicazione che ti guida passo dopo passo nell’inserimento dei dati.
2. Integrazione con la fatturazione elettronica: questa è una caratteristica imprescindibile, soprattutto per chi opera nel terzo settore e soprattutto nel 2025. La gestione delle fatture deve essere fluida e automatizzata. Scopri come semplificare questo aspetto.
3. Adattabilità e personalizzazione: ogni associazione ha esigenze uniche. Un software modulare ti consente di scegliere solo le funzionalità di cui hai realmente bisogno, evitando costi inutili. Inoltre, la possibilità di personalizzare alcune sezioni – come i report o le categorie di spesa – fa davvero la differenza.
4. Reportistica avanzata: avere sotto controllo le finanze della tua associazione è fondamentale. Un buon programma ti permette di generare report dettagliati, ma soprattutto chiari, senza dover essere un esperto contabile. Questi report possono aiutarti a presentare i dati in modo professionale durante le riunioni con i soci, ma anche ad avere sempre sotto controllo entrate e uscite, bilancio e tutte le informazioni utili a prendere scelte più consapevoli durante l’anno.
5. Supporto tecnico: non sottovalutare l’importanza di un’assistenza clienti efficiente. Sapere di poter contare su un team di supporto in caso di dubbi o problemi può fare la differenza, soprattutto nei momenti più critici.
6. Sicurezza dei dati: le informazioni finanziarie della tua associazione sono sensibili e devono essere protette. Assicurati che il software scelto adotti protocolli di sicurezza avanzati per garantire la privacy e l’integrità dei dati.
7. Costo sostenibile: una buona applicazione non deve necessariamente essere troppo costosa. Cerca soluzioni che offrano un buon rapporto qualità-prezzo, valutando anche eventuali offerte dedicate alle realtà del terzo settore.

Qual è il miglior software di contabilità per realtà del terzo settore?

Quando si parla del miglior programma la risposta è sempre: dipende. Dipende dalle dimensioni della tua associazione, dal budget a disposizione e da quante funzionalità ti servono. Un’ottima applicazione deve, però, coprire alcune esigenze fondamentali:

• Automatizzare la generazione delle ricevute di pagamento (ecco come);
• Permettere la gestione delle fatture in modo semplice e veloce (qui trovi un esempio);
• Fornire report chiari e personalizzabili, che non richiedano un commercialista per essere interpretati (e anche qui trovi un riferimento di cosa si intende).

Se sei indeciso, punta su una soluzione che offra una prova gratuita. Questo ti permetterà di capire se il software è davvero adatto alle tue esigenze (nel prossimo paragrafo ne parliamo meglio).

Quanto costa un software di contabilità per il terzo settore?

Il prezzo quasi sempre dipende da diversi fattori, uno su tutti: le funzionalità. Ci sono soluzioni economiche o gratuite per piccole associazioni, ma strumenti più completi di solito richiedono un investimento maggiore. La chiave è trovare il giusto equilibrio tra costi e benefici.

Parlando di Golee, il nostro programma offre piani accessibili, progettati per soddisfare le esigenze di associazioni di diverse dimensioni. Se vuoi sapere di più sui costi puoi trovare maggiori dettagli qui.

In ogni caso, prima di prendere una decisione, cerca di provare il software: molte soluzioni offrono periodi di prova gratuita per capire se fanno al caso tuo, come facciamo anche noi in Golee. È importante provare l’applicazione, in modo da capire subito se risponde alle proprie necessità e non esporsi a dei costi non necessari. Tante volte capita di procedere con l’acquisto basandosi sulle caratteristiche raccontate nelle pubblicità o sui siti web, ma niente è più efficace della prova con mano.

Conclusione

Un software di contabilità non è un lusso, ma una necessità anche nel terzo settore per chi vuole gestire al meglio la propria associazione. Riduce gli errori, semplifica il lavoro e ti fa risparmiare tempo prezioso.

Non sai da dove iniziare? Scopri come Golee può aiutarti con strumenti per la gestione di entrate e uscite, fatturazione elettronica e bilancio.