Verbale assemblea associazione: guida completa

Introduzione

Il verbale dell’assemblea di un’associazione è un documento essenziale per garantire trasparenza e legalità nelle decisioni prese durante gli incontri ufficiali. Redigere un verbale accurato è fondamentale non solo per rispettare gli obblighi normativi, ma anche per preservare una traccia dettagliata delle deliberazioni e delle azioni intraprese dall’associazione. In questa guida, esploreremo passo passo come creare un verbale efficace, fornendo consigli pratici e esempi utili per facilitare il processo.

Importanza del verbale di assemblea

Il verbale dell’assemblea è un documento ufficiale che attesta le decisioni prese dai membri di un’associazione durante una riunione. Questo documento ha diverse funzioni cruciali:

• legittimità e trasparenza: garantisce che tutte le decisioni siano registrate e accessibili ai membri;
• riferimento futuro: serve come punto di riferimento per future riunioni e verifiche;
• obbligo normativo: spesso richiesto dalla legge per le associazioni riconosciute.

In merito all’importanza del verbale come riferimento futuro bisogna tenere a mente che tutti i verbali di un associazione devono essere conservati nel libro verbali. Il libro verbali come il libro soci è obbligatorio e serve a conservare tutti i verbali delle assemblee dal momento della costituzione dell’associazione in poi. Nel libro verbali bisogna anche includere tutti i documenti per cui si è tenuta una votazione (come i bilanci economici).
L’importanza del libro verbali è legata al fatto che in caso di controllo fiscale è possibile dimostrare di essere effettivamente un’associazione e non rischiare dunque di incorrere in tassazioni maggiori o sanzioni.

Tipi di verbali di assemblea

Esistono diversi tipi di verbali che le associazioni devono redigere durante l’anno, ognuno con uno scopo specifico. In particolare, ci sono cinque verbali minimi che ogni associazione dovrebbe preparare:

• Verbale di assemblea ordinaria: documenta le riunioni ordinarie dell’associazione, durante le quali vengono discusse questioni generali come l’approvazione del bilancio e la programmazione delle attività future.
• Verbale di assemblea straordinaria: utilizzato per documentare riunioni straordinarie convocate per discutere modifiche allo statuto o altre questioni urgenti che richiedono una decisione immediata.
• Verbale di consiglio direttivo: raccoglie le delibere del consiglio direttivo, il gruppo di persone incaricate di gestire l’associazione.
• Verbale di revisione dei conti: questo verbale è redatto dai revisori dei conti e riguarda la verifica e l’approvazione dei rendiconti finanziari.
• Verbale di assemblea dei soci: documenta le riunioni dei soci, spesso annuali, dove si approvano i bilanci e si discutono le linee guida future dell’associazione.

Ogni tipo di verbale ha delle specificità e deve essere redatto con cura per rispondere ai requisiti legali e statutari dell’associazione.

Come redigere un verbale

Elementi essenziali di un verbale

Un verbale di assemblea deve contenere specifiche informazioni per essere considerato valido e utile. Questi elementi includono:

• intestazione: nome dell’associazione, data, ora e luogo dell’assemblea;
• partecipanti: elenco dei presenti e degli assenti giustificati;
• ordine del giorno: elenco dei punti discussi durante l’assemblea;
• discussioni e delibere: resoconto delle discussioni avvenute e delle decisioni prese;
• chiusura: data e ora di chiusura dell’assemblea.

Preparazione prima dell’assemblea

1. Convocazione dell’assemblea: assicurarsi che la convocazione sia stata fatta secondo le modalità previste dallo statuto dell’associazione. Solitamente la convocazione deve avvenire almeno 15 giorni prima della data prevista e nella comunicazione devono essere scritti la data, l’ora, il luogo e l’ordine del giorno. La convocazione può avvenire con diverse modalità tra cui posta raccomandata, posta elettronica certificata o pubblicazione sul sito dell’associazione stessa.
2. Ordine del giorno: preparare un ordine del giorno dettagliato, con i punti da discutere. Qualora all’inizio della riunione venga richiesto l’inserimento di ulteriori argomenti questi andranno specificati e inseriti nelle prime righe del verbale.

Durante l’Assemblea

1. Inizio della riunione: annotare l’orario di inizio e verificare la presenza del quorum.
2. Discussione dei punti: riportare fedelmente le discussioni, evitando opinioni personali.
3. Decisioni e votazioni: specificare chiaramente le decisioni prese e i risultati delle votazioni.

Dopo l’Assemblea

1. Trascrizione del verbale: rivedere e trascrivere le note prese durante l’assemblea in un formato ufficiale.
2. Approvazione del verbale: il segretario legge il verbale ai soci presenti per approvarlo. Viene inserito l’orario in cui l’assemblea termina e il presidente insieme al segretario firmano.

Conclusione

Redigere un verbale di assemblea è un compito che richiede attenzione e precisione. Seguendo le linee guida e gli esempi forniti, è possibile creare un documento che non solo soddisfa i requisiti legali ma anche facilita la gestione interna dell’associazione. Un verbale ben fatto contribuisce alla trasparenza e alla buona governance, valori fondamentali per ogni organizzazione.