INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CANDIDATI

ai sensi della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali

Con la presente informativa GLE Holding S.R.L desidera illustrare a tutti i Candidati per posizioni lavorative presso l’azienda quali sono le informazioni che raccoglie nel corso del processo di selezione e valutazione delle candidature.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è GLE Holding S.R.L. S.B., con sede legale in Corso Monforte, 7 – 20122 Milano (MI), C.F. 10327970967, P. IVA 10327970967, contattabile al seguente indirizzo mail: [email protected] (di seguito “Golee”, “Titolare del Trattamento” o “Titolare”).

In veste di Titolare del Trattamento, Golee determina le modalità con cui tali dati sono trattati, conservati e protetti, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (cd. GDPR) relativo alla protezione dei dati personali, nonché del d.lgs. 196/2003 e successive modificazioni e integrazioni.

Per ogni eventuale dubbio o richiesta sulle modalità di trattamento dei dati personali, la Società ha nominato un DPO (Data Protection Officer – Responsabile della Protezione dei Dati personali), l’Avv. Andrea Baldrati, contattabile all’indirizzo e-mail [email protected].

Categorie e fonte dei dati personali trattati

Il Titolare tratterà i dati del Candidato cd. comuni, quali nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, contatti telefonici, profilo Linkedin, Github, Bitbucket o Gitlab ed ogni altro dato ulteriore inviato dal Candidato in eventuale ulteriore documentazione trasmessa a Golee (di seguito, “Dati”).

La raccolta delle categorie particolari di dati (di seguito, “Categorie Particolari di Dati”) sarà effettuata solo ove strettamente necessaria, come nel caso di selezione di un candidato appartenente ad una categoria protetta. Diversamente, tali categorie di dati non saranno, né richieste, né prese in considerazione ove ricevute e saranno immediatamente cancellate. In via generale, si invita i candidati a non condividere dati particolari nella fase preliminare di selezione, salvo che non sia stato espressamente richiesto dal Titolare, come nell’ipotesi indicata sopra.

I Dati e Categorie Particolari di Dati saranno congiuntamente chiamati “Dati Personali”.

La fonte da cui provengono i Dati Personali è il Candidato.

Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

Finalità dell’attività di trattamento e descrizione	Base giuridica relativa al trattamento di dati personali	Base giuridica relativa al trattamento di categorie particolari di dati
1. Invio di una candidatura a Golee sulla base di una posizione aperta tramite Google Form. Il link del form viene condiviso dal Titolare tramite i propri canali di comunicazione (es. Linkedin, Notion, Sito web)	Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del Candidato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Reg. UE 2016/679.	Art. 111-bis D.lgs. 196/2003 così come modificato dal D. Lgs. 101/2018 (ove i dati siano spontaneamente recapitati).
2. Selezione e valutazione candidature per posizioni lavorative presso Golee	Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta del Candidato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Reg. UE 2016/679. Legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6.1 lett. f) del GDPR, per future selezioni e per la verifica delle informazioni.	Il trattamento è necessario per esercitare i diritti specifici del titolare e dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. B GDPR). Si veda poi l’Autorizzazione generale 1/2016 del Garante Privacy, sul trattamento di dati sensibili nei rapporti di lavoro.

Termine di conservazione dei Dati Personali

I Dati Personali del Candidato saranno conservati per tutta la durata dell’attività di selezione rispetto alla singola selezione e per un ulteriore periodo di 12 mesi, nel corso del quale la candidatura potrebbe essere rivalutata per ulteriori posizioni aperte.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati Personali saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

Conferimento dei Dati Personali

Il conferimento dei Dati Personali è obbligatorio per poter correttamente valutare la candidatura nel corso della fase di selezione. Pertanto, il rifiuto di fornire i Dati Personali non consentirebbe a Golee di procedere con l’esame del profilo del Candidato.

Responsabili del trattamento, Persone Autorizzate al trattamento e Destinatari dei Dati Personali

Esclusivamente per le finalità sopra indicate, i Dati Personali del Candidato potrebbero essere trasmessi a:

Persone autorizzate al trattamento: sono figure interne, nello specifico dipendenti del Titolare, che raccolgono o elaborano i Dati Personali del Candidato in ragione delle rispettive mansioni e secondo i profili attribuiti alle stesse.
Responsabili del trattamento: sono collaboratori terzi o applicativi software che trattano i Dati Personali per conto del Titolare, mediante la stipula di un apposito accordo di nomina a Responsabile, a mezzo del quale sono definite le operazioni delegate al terzo, nonché le misure di sicurezza che questi deve adottare al fine di tutelare al meglio le informazioni che ottiene dallo stesso Titolare.

Nello specifico, Golee si avvale, in qualità di Responsabili del trattamento, dei seguenti soggetti:
- Google Mail e Google Drive per l’utilizzo di Google Workspace per la raccolta dei dati dei candidati attraverso l’apposito form, con clausole contrattuali standard e appartenenza al Data Privacy Framework in caso di trasferimento dati extra UE;
- Notion Labs, Inc. per la gestione dell’attività di recruiting, con clausole contrattuali standard e appartenenza al Data Privacy Framework in caso di trasferimento dati extra UE;
- LinkedIn Ireland Unlimited Company per la gestione e visualizzazione dei profili professionali per attività di recruiting, con clausole contrattuali standard e appartenenza al Data Privacy Framework in caso di trasferimento dati extra UE.
Destinatari: sono coloro che ricevono comunicazioni di Dati Personali da parte del Titolare, ma che, a seguito di tale comunicazione, agiscono in veste di autonomi Titolari. In questa fase, però, Golee non comunica i Dati Personali del Candidato ad alcun destinatario nell’ambito delle finalità di cui alla presente informativa.

Diritti degli interessati

Contattando il Titolare via e-mail all’indirizzo [email protected], gli interessati possono chiedere a Golee:

l’accesso ai Dati Personali che li riguardano;
la loro cancellazione;
la rettifica dei Dati Personali inesatti;
l’integrazione dei Dati Personali incompleti;
la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento effettuato per legittimo interesse del Titolare.

Gli interessati, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, hanno il diritto di:

ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali;
se tecnicamente fattibile, trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.

Infine, agli interessati è riconosciuta la possibilità di proporre reclamo all’autorità di controllo dello Stato Membro in cui risiedono o lavorano (per l’Italia, l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali) oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.