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“Ma li stiamo gestendo correttamente questi rimborsi spese?” “Possiamo rimborsare le spese di viaggio al volontario?” “Dobbiamo conservare gli scontrini?” “Quanto possiamo dare a un volontario senza rischiare?” “Dobbiamo scrivere qualcosa per forza o basta un bonifico? “Se ci fanno un controllo, abbiamo tutta la documentazione in ordine?”
Queste sono solo alcune delle innumerevoli domande che molti presidenti, dirigenti e segretari di ASD e SSD si pongono, spesso, … molto spesso, senza avere una risposta certa. L’avete capito, stiamo parlando dei rimborsi spesa ai volontari sportivi che, ancora oggi, rappresentano una delle “voci” più frequenti nella gestione di un’associazione o di una società sportiva, ma anche una delle più esposte al rischio di contestazioni da parte dei soggetti preposti al controllo: Agenzia delle Entrate, Ispettorato del Lavoro, INPS e INAIL. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza.
Rimborsi spesa ai volontari: comodi, frequenti, ma… sotto osservazione
Moltissime realtà sportive dilettantistiche, anche in buona fede, “confondono” ancora il rimborso spesa con il compenso, oppure adottano procedure non allineate alla normativa vigente, diventata nel frattempo molto più stringente dopo l’entrata in vigore della Riforma del Lavoro Sportivo (D.Lgs. 36/2021). Questo accade perché per moltissimi anni il settore sportivo non ha avuto regole chiare, o non le ha avute affatto generando in capo alle società sportive “cattive” abitudini che si fatica ad abbandonare. La Riforma del Lavoro Sportivo ha portato un po’ di chiarezza pur lasciando ancora diverse “zone grige” e di dubbia gestione, peraltro molto spesso nei sodalizi sportivi, si ravvisa l’assenza di un soggetto specializzato, (come un Consulente del Lavoro esperto del settore), che supporta le ASD/SSD nella corretta gestione dei rimborsi spesa, soprattutto nel caso di sportivi-volontari, il che può esporre l’ente sportivo a pesanti conseguenze. Vediamo insieme le regole fondamentali da rispettare per operare in tranquillità.
L’identificazione del corretto rapporto: volontariato o lavoro?
Prima di capire quali sono le regole previste per una corretta gestione dei rimborsi spesa ai volontari occorre indentificare con attenzione quale rapporto lega formalmente e sostanzialmente il soggetto beneficiario dei rimborsi spesa all’associazione o società sportiva. Rimborsi spese e compensi non sono sinonimi.
Rapporti di volontariato sportivo
È bene ricordare che il “volontario sportivo”, ai sensi dell’art. 29 del D.Lgs. 36/2021 è definito come il soggetto che mette a disposizione della realtà sportiva il proprio tempo e le proprie capacità per promuovere lo sport, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ma esclusivamente con finalità amatoriali. Pertanto, occorre subito avere ben chiaro che il volontario non è un soggetto che presta la propria attività a fronte di un compenso contenuto, magari di poche decine di euro, ma lo fa con assoluta volontarietà e gratuità. Il volontario non è quindi un lavoratore: le prestazioni dei volontari, infatti, non possono essere retribuite in alcun modo, nemmeno con cifre limitate. Le prestazioni sportive di volontariato sono inoltre totalmente incompatibili con qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto di lavoro retribuito con l’ente sportivo di cui il volontario è socio o associato o tramite il quale svolge la propria attività sportiva. Ciò significa che, un volontario non può mai avere anche un rapporto di lavoro con la stessa ASD/SSD. Tuttavia, se e solo se, il volontario abbia effettivamente sostenuto spese per l’attività (gratuita) prestata a favore della ASD/SSD può essere beneficiario di rimborsi spesa. Questo può avvenire in due modalità, tra loro alternative:
Rimborso forfettario al volontario
Ai volontari sportivi possono essere riconosciuti, in totale esenzione, rimborsi spesa forfettari, ossia onnicomprensivi, per le spese (effettivamente) sostenute per attività svolte, anche nel proprio comune di residenza, nel limite complessivo di 400 euro mensili (in precedenza tale limite era di 150 euro), purché le spese siano state sostenute in occasione di manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti dalle FSN, dalle DSA, dagli EPS, anche paralimpici, dal CONI, dal CIP e dalla società Sport e salute S.p.a. e purché questi ultimi individuino, con proprie deliberazioni, le tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso. Per le ASD/SSD che optano per il riconoscimento del rimborso forfettario sono peraltro previsti diversi adempimenti (comunicazione al RASD dei nominativi dei volontari e dell’importo corrisposto a ciascuno). Infine, la norma prevede espressamente che i rimborsi forfettari non concorrono alla formazione del reddito ma concorrono al superamento delle soglie previdenziali (5.000,00 euro) e fiscali (15.000,00 euro). Ciò significa che occorre sommare tali rimborsi (forfettari) ai compensi o rimborsi forfettari eventualmente percepiti presso altre ASD/SSD al fine di verificare il raggiungimento delle predette soglie di esenzione. In caso di sforamento dalla soglia previdenziale INPS, il rimborso forfettario è peraltro base imponibile, ossia è soggetto al calcolo e versamento dei contributi INPS.
Riassumendo, ai volontari sportivi, è possibile riconoscere rimborsi determinati in maniera forfettaria in presenza delle seguenti condizioni contestuali.
Le 6 regole fondamentali del rimborso forfettario:
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limite complessivo di 400,00 euro mensili. Tale limite è personale e si riferisce alla somma dei rimborsi forfettari precipiti da uno stesso soggetto da parte di più ASD/SSD;
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preventiva e specifica delibera da parte delle Federazioni e degli altri enti sportivi, che preveda espressamente le tipologie di spesa (viaggio, vitto, alloggio, ecc.) e le attività di volontariato (partecipazione a partite, allestimento campo di gioco, ecc.), rimborsabili forfettariamente. Per le ASD/SSD è fondamentale pertanto verificare preventivamente la delibera adottata dalla propria Federazione sportiva di appartenenza;
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le spese rimborsate devono essere state effettivamente sostenute, pertanto, un volontario che non sostenga materialmente delle spese, non può beneficiare dei rimborsi forfettari;
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le spese rimborsate devono riferirsi a manifestazioni ed eventi sportivi riconosciuti dalle Federazioni e dagli altri enti sportivi;
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obbligo di comunicazione al RASD dei nominativi dei volontari e dell’importo corrisposto a ciascuno a titolo di rimborso forfettario. Tale adempimento deve essere effettuato entro la fine del mese successivo al trimestre di svolgimento delle prestazioni sportive volontarie;
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i rimborsi forfettari sono fiscalmente esenti ma concorrono al raggiungimento delle soglie previdenziali e fiscali. Al raggiungimento della soglia di 5.000 euro (per effetto di compensi o rimborsi forfettari percepiti da altre ASD/SSD) i rimborsi forfettari sono soggetti a contributi INPS. È quindi fondamentale ricevere un’autocertificazione da parte dei volontari per gestire correttamente gli eventuali adempimenti e monitorare il raggiungimento delle soglie di 5.000 e 15.000 euro.
Rimborso analitico al volontario
A favore del volontario sportivo, in alternativa al rimborso forfettario, è possibile l’erogazione di rimborsi spesa, analitici e documentati, collegati all’attività istituzionale dell’ente, che in quanto tali non costituiscono reddito per il beneficiario.
In tal caso è fondamentale che il volontario:
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Elabori e sottoscriva in maniera precisa e inequivoca una nota spesa contenete tutti i dati necessari per individuare la spesa effettivamente sostenuta (data, luogo, descrizione dell’attività svolta e indicazione della spesa);
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Alleghi alla nota spesa tutti i documenti attestanti le spese sostenute: scontrini, ricevute, fatture, biglietti di viaggio, ticket, ecc.
È inoltre opportuno che vi sia una specifica delibera della ASD/SSD che disciplini le regole interne per l’erogazione di rimborsi analitici da parte dell’ente sportivo. A tal proposito è fondamentale che la ASD/SSD conservi tutta la documentazione attestante la spesa e provveda al versamento dei rimborsi con mezzi tracciabili (bonifico, assegno, ecc.). Nella causale è sufficiente l’indicazione “rimborso spese” e il periodo di riferimento (es. “maggio 2025”).
N.B. A differenza del rimborso forfettario, per procedere con l’erogazione del rimborso analitico al volontario, non sono richieste le condizioni e gli adempimenti analizzati in precedenza (preventiva delibera della Federazione, comunicazione al RASD, cumulabilità con soglie previdenziali e fiscali, ecc.).
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Gli errori principali da non commettere nella gestione dei rimborsi ai volontari
“All’istruttore erogheremo meno di 5.000 euro annui per cui lo consideriamo un volontario”
NULLA DI PIÙ SBAGLIATO!
Mascherare un compenso in rimborso
Il rimborso spese, anche se contenuto, deve sempre essere legato a spese effettivamente sostenute; pertanto, se un soggetto presta attività sportiva senza sostenere spese, l’unico modo per “indennizzarlo” è mediante la sottoscrizione di un contratto di lavoro e relativa erogazione di un compenso, anche per importi esigui. Peraltro, occorre ricordarsi che nel contratto di co.co.co. sportivo vi è una soglia di esenzione previdenziale di 5.000 euro annui, mentre, come analizzato, in caso di rimborso forfettario per volontari il limite massimo è fissato a 4.800 euro annui (400 * 12 mesi). Inoltre, sottoscrivere un contratto di lavoro, come può essere una collaborazione coordinata e continuativa consente alle parti di assumere specifici impegni reciproci (obbligo di partecipare alle manifestazioni sportive, obbligo di rispettare un preavviso in caso di recesso, ecc.) cosa che non avremmo nel caso di semplice accordo di volontariato.
Prendere accordi verbali e non conservare la documentazione
Quale che sia l’eventuale modalità di rimborso erogata al volontario, occorre tenere a mente che per la ASD/SSD è sempre opportuno, seppur non obbligatorio, mettere per iscritto un accordo di volontariato, con data certa e conservare per un periodo di almeno 5 anni tutti i giustificativi di spesa, in modo da dimostrare con certezza la genuinità del rapporto “gratuito” e dei rimborsi spesa erogati.
Non monitorare correttamente le soglie dei rimborsi forfettari
In caso di rimborsi forfettari (limite massimo 400 euro mensili per ogni volontario) è fondamentale che la ASD/SSD tenga monitorate le soglie, ai fini della verifica del rispetto del predetto limite massimo (nel caso in cui lo stesso volontario percepisca rimborsi presso altre ASD/SSD), ma anche ai fini del raggiungimento delle soglie previdenziali e fiscali. È dunque essenziale, prima di procedere al pagamento del rimborso, che il volontario rilasci specifica autodichiarazione in cui metta in evidenza eventuali compensi e/o rimborsi forfettari percepiti da terzi.
Erogare sia rimborsi forfettari che analitici
È fondamentale ricordarsi che le modalità di rimborso spesa ai volontari (forfettaria e analitica) sono tra loro alternative; pertanto, non è possibile rimborsare un medesimo soggetto attraverso entrambe le modalità.
Corrispondere i rimborsi in contanti
Pur non essendo espressamente previsto è fortemente consigliabile erogare i rimborsi spesa a mezzo strumenti tracciabili. Tale modalità pone certamente in una posizione di vantaggio la ASD/SSD in caso di controllo.
Alessio Colombo
Consulente del Lavoro “Paserio & Partners” – specializzato in diritto del lavoro sportivo
Website – Lavoro sportivo Paserio
