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In questo articolo vedremo 7 funzionalità di Golee che in pochi conoscono e che potrebbero dimezzare tempi di lavoro e fatica. Una volta scoperte queste best practice, usare il gestionale sarà ancora più facile e svolgere le attività di routine di segreteria ancora più veloce.
Golee conta ormai più di 5.200 società registrate, molte delle quali lo utilizzano quotidianamente. Non tutte conoscono ogni funzionalità o scorciatoia, e spesso sono proprio queste che permettono un utilizzo ottimale del gestionale.
1. Sfrutta gli Accessi Multipli
Gli accessi multipli sono una funzionalità di Golee molto importante. Permettono di condividere il gestionale con altri membri dello staff, che siano presidente, segretari, contabili o addetti stampa e di condividere quindi con loro la mole di lavoro.
Esistono diversi tipi di accesso, caratterizzati dai differenti permessi che possiedono:
- Admin
- Segreteria Amministrativa
- Ufficio Stampa
- Visualizzatore
Utilizzarli significa poter lavorare in contemporanea con altri collaboratori e avere sempre a disposizione le informazioni aggiornate. Un gran vantaggio se a lavorare in società c’è più di un collaboratore.
2. Meno stress con le pre-iscrizioni
Raccogliere tutti i dati dei tesserati può essere stressante e richiedere tanto tempo. Per questo esiste una funzionalità apposita nel gestionale di Golee.
Con le pre-iscrizioni di Golee la fatica sarà minima e ci metterai la metà del tempo.
Basta inviare un link ai tuoi tesserati, che lo apriranno, compileranno la scheda e lo invieranno indietro. Una volta ricevuta la richiesta, basterà controllare ed approvare il tesserato.
La maggior parte del lavoro viene fatto dagli stessi tesserati e avrai tutte le informazioni aggiornate e verificate dai diretti interessati. Più facile di così…
3. Rendi le cose ancora più comode e invia una mail di conferma ai genitori quando approvi la pre-iscrizione.
Dopo aver lasciato il lavoro di inserire i dati ai tuoi tesserati, puoi inviare la conferma di approvazione direttamente dal gestionale. In questo modo, i genitori riceveranno la conferma e sapranno di aver inserito correttamente i dati del proprio figlio.
Puoi consultare l’elenco di tutte le richieste ricevute dalla sezione Atleti, nel tab delle Pre-iscrizioni. Quando arriva la pre-iscrizione di un tuo tesserato ricevi una notifica e puoi cliccare sopra per controllare ed approvare la richiesta.
Una volta che avrai verificato se le pre-iscrizioni sono corrette e possono essere approvate, puoi inviare la conferma di approvazione al genitore o atleta che ti ha inviato la richiesta, scegliendo autonomamente cosa scrivere e cosa comunicare.
4. Risparmia carta e tempo, allega i documenti direttamente nel gestionale
Quanto sarebbe comodo generare il 730 per ogni tesserato direttamente dal gestionale ed in automatico? E puoi addirittura inviarle senza mai uscire da Golee Manager.
Come se non bastasse puoi caricare tutti i documenti importanti dei tuoi atleti all’interno del gestionale, in modo da averli sempre a portata di mano nei momenti utili.
Dentro ad ogni scheda atleta, nel tab Stampe e documenti, oltre ad avere molte stampe da poter utilizzare (già compilate automaticamente da Golee Manager), trovi un archivio.
E’ molto semplice da utilizzare, fai clic su “aggiungi documento” e carica dal computer i documenti che ti servono. In questo modo potrai consultarle in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
5. Firma e timbro
Quanti documenti hai già dovuto stampare fino ad ora per aggiungere la firma del presidente ed il timbro della società?
Ecco dimenticati di questa pratica.
Con Golee i documenti sono compilati automaticamente con firma e timbro. E’ sufficiente caricarli nell’area riservata al Club e poi verranno applicate in automatico.
Comodo, no?
6. Riscuoti tutte le rate con il sollecito multiplo
Quante volte è capitato di dover rincorrere i genitori o gli atleti per recuperare le quote d’iscrizione dimenticate?
Per questo motivo abbiamo implementato la possibilità di inviare una notifica ai tesserati in ritardo con la rata.
Mandare questo avviso è molto semplice: da “Tutte le entrate”, vai nella sezione Da incassare e clicca poi su seleziona in alto a destra.
Scegli gli atleti a cui vuoi mandare il sollecito e clicca su “Sollecita pagamento”.
Puoi quindi scegliere di inviare lo stesso messaggio a tutti o personalizzarlo per ogni atleta.
Ora mettiti comodo e aspetta: se continueranno a non inviarti la quota che ti manca ripeti la procedura quante volte vuoi.
7. Semplificati il lavoro con le stampe preferite
Anche usando Golee, quante volte ti è già capitato di cercare e non trovare i documenti che stampi di solito?
Non ti preoccupare, succede a tutti. Puoi evitarlo semplicemente impostando le tue stampe preferite, così ogni volta saranno le prime dell’elenco e sarà impossibile perderle.
Dalla sezione dedicata alle stampe di cui abbiamo parlato prima (vedi punto 4), individua alcune stampe che utilizzi più di frequente. Puoi selezionarle con una stellina e aggiungerle alla lista delle tue stampe preferite. Queste poi appariranno sempre in alto nella lista.
In questo modo la visualizzazione sarà molto semplificata e avrai accesso più comodamente e velocemente ai documenti di cui hai necessità con più frequenza.
